Sebuah Rencana Komunikasi menguraikan ide-ide yang akan disampaikan selama program manajemen perubahan. Tujuan dari rencana komunikasi adalah untuk menggambarkan dengan jelas aspek-aspek program perubahan yang perlu dibagikan dengan pemangku kepentingan utama
Deskripsi Rencana Komunikasi
Rencana Komunikasi umumnya terdiri dari:
Tujuan dan pendekatan rencana - ringkasan keseluruhan yang merinci langkah-langkah yang harus diambil untuk mengimplementasikan rencana (misalnya, rapat tim). Di bagian ini, pembuat perubahan juga harus memasukkan pemikiran mereka tentang mengapa rencana komunikasi itu ada. Ini untuk memastikan bahwa mereka memahami pentingnya memberi tahu semua pemangku kepentingan dalam program perubahan tentang statusnya.
Tujuan dan sasaran komunikasi - Pada bagian ini, pembuat perubahan harus menguraikan tujuan yang akan dicapai melalui komunikasi. Secara umum, tujuan ini melibatkan penanaman pengetahuan tentang perubahan kepada mereka yang terpengaruh olehnya dan menciptakan percakapan seputar perubahan dengan harapan mereka yang terpengaruh oleh perubahan tersebut akan menawarkan umpan balik mereka. Namun, tujuan ini bergantung pada program perubahan yang dilaksanakan.
Peran komunikasi - Ini menentukan siapa yang akan bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan informasi apa dan kepada siapa.
Alat dan metode komunikasi - Di bagian ini, pemegang perubahan harus menjelaskan metode komunikasi apa yang akan digunakan. Beberapa contoh termasuk: pertemuan formal atau informal, buletin, halaman web, atau presentasi. Dianjurkan untuk menggunakan berbagai alat, dan penting untuk memilih metode komunikasi yang mudah dipahami.
Pesan komunikasi tingkat tinggi - Ini adalah penjelasan yang lebih rinci tentang pesan komunikasi yang akan disampaikan. Deskripsi ini mencakup subjek dan tujuan pesan, alat yang digunakan untuk mengkomunikasikannya, seberapa sering pesan itu akan dikomunikasikan, dan kepada dan oleh siapa pesan itu akan disajikan.
Alat Komunikasi Umum
Rencana yang baik memungkinkan berbagai cara manajer proyek TI dapat berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan tim, serta berbagai cara tim dapat berkomunikasi dengan manajer proyek dan satu sama lain. Di antara alat komunikasi yang paling umum adalah pertemuan tatap muka, email, pesan instan, dan dokumentasi tertulis seperti dokumentasi masalah dan log pengujian. Rapat formal dimulai dengan agenda dan diakhiri dengan risalah rapat yang diterbitkan. Selain itu, dasbor berbasis web adalah alat komunikasi yang digunakan banyak manajer proyek TI untuk memfasilitasi komunikasi dan memberi tim gambaran visual yang konstan tentang status keseluruhan proyek.